«Faire de la donnée un levier de relation»

Quand une société de gestion décide de digitaliser ses processus, tout l’enjeu est d’allier efficacité opérationnelle et adaptation métier.

Dans cet échange à deux voix, Virginie (Responsable des Relations Distributeurs - Entrepreneur Invest) et Anne (COO - InvestHub) reviennent sur trois années de collaboration : de la première souscription dématérialisée à la gestion automatisée des flux.

Un témoignage concret sur ce que signifie, au quotidien, transformer une activité au contact des CGP.

Quel était le point de départ dans ton quotidien quand tu es arrivée dans la société ?

Virginie : Je suis arrivée chez Entrepreneur Invest en 2018 dans l’équipe middle office pour reprendre le suivi des souscriptions notamment, et à cette époque là… on était en plein dans les bulletins papier, les fichiers Excel, les photocopies pour la banque dépositaire. Il fallait une heure pour traiter un dossier.

Anne : Une heure par souscription, c’est vertigineux. En fin d’année, vous avez jusqu’à 50 dossiers par jour…

Virginie : Oui, on a connu une période où quatre personnes étaient mobilisées à plein temps, entre Noël et le Nouvel An, juste pour enregistrer, vérifier, saisir, imprimer. Le moindre retard devenait critique. Et surtout, le traitement manuel générait des erreurs : faute de frappe, mauvaise civilité, prénom inversé… La donnée n’était ni fiable, ni exploitable.

Quel besoin a initié la digitalisation des processus intermédiés ?

Virginie : Ce qui a vraiment déclenché la réflexion, c’est la montée en puissance des CGP. Entrepreneur Invest a basculé d’un modèle bancaire à un modèle entièrement tourné vers les CIF. Or ces derniers ont besoin d’instantanéité, de fiabilité, de reporting. Et nous, nous n’avions pas d’outil adapté pour suivre ça. On voulait que le CGP sache où en est chaque dossier, à tout moment, sans devoir appeler.

Anne : Et en parallèle, la réglementation évoluait. Il fallait une convention signée avant toute commercialisation. La signature électronique n’était pas encore généralisée, il y avait de la réticence. Finalement le COVID a tout débloqué non?

Virginie : Exactement. En 2019 à Patrimonia, nous avons cherché des outils. Beaucoup étaient orientés assurance ou institutionnels. Le côté tripartite CGP–société de gestion–banque dépositaire faisait peur. On a fini par tester InvestHub, sur un espace démo. On a tout de suite vu qu’on pouvait construire un portail entièrement personnalisable, pensé pour nos distributeurs partenaires. C’est ce qui a fait la différence. Et très rapidement, on a élargi l’usage à l’ensemble du processus de souscription. En quelques semaines, tout le workflow intermédié était digitalisé.

Qu’est-ce qui a facilité l’appropriation d’InvestHub par les équipes ?

Virginie : Nous utilisions auparavant un outil figé, où le bulletin de souscription était imposé. Avec InvestHub, on a tout reconstruit selon notre logique métier en quelques semaines. L’onboarding est devenu réellement le nôtre, adapté à tous nos fonds, à nos conventions, à nos partenaires. Et surtout, on a pu le maintenir et le faire vivre facilement et ce, depuis plus de 3 ans.

Anne : Je me souviens que vous avez assuré une grande partie du travail de digitalisation en interne, quasiment 90 %. Et ça a clairement été un levier de succès : vos besoins étaient déjà structurés, très bien exprimés, ce qui a permis d’avancer vite. On fonctionnait en itérations hebdomadaires : vous arriviez avec des cas d’usage concrets, et on adaptait les fonctionnalités dans la foulée, parfois en temps réel.

Virginie : Ce qui changeait aussi profondément, c’est que l’outil était entre nos mains. Plus besoin de formaliser des demandes, d’ouvrir des tickets ou d’attendre des semaines. On testait, on configurait, on ajustait en toute autonomie. La preuve : on a dû lancer un nouveau fonds en une semaine — configuration complète, parcours en place, et plus de 200 souscriptions traitées en quelques jours, sans le moindre accroc technique. Ça a été un vrai succès collectif, aussi bien en interne que côté CGP.

Concrètement, qu’est-ce que cela a changé pour vos équipes ?

Virginie : Ce qu’on a construit grâce à InvestHub, c’est un workflow digitalisé de bout en bout. Le CGP saisit une seule fois la donnée sur le portail, puis celle-ci circule de manière fluide : elle est validée, catégorisée, contrôlée, transmise à la banque dépositaire, envoyée aux agrégateurs… Et surtout, elle est devenue fiable, sécurisée et exploitable, tant pour le suivi opérationnel que pour nos analyses métier. Ça a changé le quotidien de nos équipes, mais aussi - et c’est tout aussi important - celui des CGP.

Je me souviens d’une assistante de CGP, en fin de carrière, qui rencontrait souvent des difficultés avec les dossiers papier. Un jour, elle m’a appelée pour me dire : « Votre outil, là, c’est vraiment bien ! ». Elle avait tout complété en autonomie, sans avoir besoin d’aide. C’est à ce moment-là que j’ai compris qu’on avait franchi un cap.

Quelle place occupe InvestHub aujourd’hui chez Entrepreneur Invest?

Virginie : Aujourd’hui, tout passe par InvestHub : les conventions, les souscriptions, les appels de fonds, bientôt les rétrocommissions. C’est devenu notre outil central de gestion du passif. Et ça continue d’évoluer. L’objectif, c’est de tout rapatrier dans un même système.

Anne : Vous avez même été à l’origine de certains modules, comme le secondaire qui sera prochainement mis à disposition. 

Virginie : Oui, et c’est ce qui est précieux : on travaille main dans la main. Vous êtes à l’écoute, vous êtes réactifs, mais surtout vous comprenez les enjeux métier. On n’a pas des calls de 2h pour « envisager une étude ». On propose une idée, vous challengez, et on avance.

Si vous deviez résumer la collaboration en trois mots ?

Virginie : Proximité, réactivité, implication. Et je pourrais ajouter : partenariat. Parce que c’est vraiment ça, on co-construit. Nos intérêts sont alignés : offrir une meilleure expérience aux CGP et renforcer notre avantage concurrentiel. 

Anne : C’est ce qui fait que toute l’équipe InvestHub connaît Entrepreneur Invest. Vous n’êtes pas juste « un client », vous êtes une référence.

Et pour conclure ?

Virginie : Aujourd’hui, on n’a plus de relation sans valeur ajoutée. Les échanges opérationnels ont disparu au profit d’une vraie relation commerciale. Et c’est ce qui a sans doute contribué à ce qu’on soit récompensés par Private Equity Magazine en 2024 et 2025.

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En bref :

• Gains opérationnels
  Le temps de traitement d’un dossier est passé d’une heure à quelques minutes, avec un lancement de fonds réalisé en une semaine et plus de 200 souscriptions traitées sans accroc.
  
  

• Expérience CGP améliorée
  Les CGP disposent désormais d’un portail simple, fluide et autonome, qui facilite le suivi et renforce leur autonomie, quel que soit leur niveau d’aisance digitale.
  
  

• Autonomie et agilité interne
  Les équipes d’Entrepreneur Invest ont pu configurer et faire évoluer la plateforme en toute autonomie, avec des itérations rapides et sans dépendance technique.
  
  

• Relation partenaire renforcée
  InvestHub a su s’adapter en co-construisant de nouveaux modules avec Entrepreneur Invest, dans une relation fondée sur la compréhension métier et une réactivité constante.

• Donnée fiable et exploitable
  La donnée saisie une seule fois est sécurisée, contrôlée et automatiquement réutilisable dans l’ensemble des processus, ce qui en fait un véritable levier d’analyse et de pilotage.
  
  

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